Bornholms Energi & Forsynings whistleblower-ordning
Følgende personer kan indberette et forhold til whistleblowerordningen:
Medarbejdere hos Bornholms Energi & Forsyning
- Det betyder alle medarbejdere, uanset om du er fuldtidsansat, tidsbegrænset ansat, deltidsansat, praktikant eller time- eller månedslønnet.
- Vikarer ansat via et bureau eller direkte af Bornholms Energi & Forsyning er også omfattet af ordningen.
Andre personer end medarbejdere hos Bornholms Energi & Forsyning
- Aktionærer og medlemmer af direktionen, bestyrelsen, tilsynsrådet eller et tilsvarende ledelsesorgan i Bornholms Energi & Forsyning.
- Medarbejdere hos samarbejdspartnere, kunder, leverandører, mv.
- Personer, der har skaffet sig adgang til oplysningerne i et arbejdsmæssigt forhold, der siden er ophørt.
- Personer, hvis kontraktforhold til Bornholms Energi & Forsyning endnu ikke er påbegyndt, når vedkommende har skaffet sig adgang til oplysningerne i løbet af en ansættelsesproces eller andre prækontraktuelle forhandlinger.
Alle whistleblowere kan foretage indberetninger anonymt.
En whistleblower, der ønsker at være anonym, skal sørge for, at whistleblowerens identitet ikke fremgår direkte eller indirekte af indberetningen. Vær i denne forbindelse opmærksom på, at selvom identiteten ikke oplyses, kan indberetningen i sig selv, eller de undersøgelser, der foretages for at følge op på indberetningen, eventuelt afsløre whistleblowerens identitet. Anonymitet kan derfor ikke altid garanteres.
Whistlebloweren er dog altid sikret fortrolighed om sin identitet.
Du kan indberette alvorlige forhold – eller mistanke om alvorlige forhold – der kan påvirke Bornholms Energi & Forsyning som helhed eller enkeltpersoners liv eller helbred. Indberetningen skal være baseret på en specifik mistanke eller viden, og du skal handle i god tro.
Følgende forhold kan bl.a. indberettes:
- Alvorlig økonomisk kriminalitet, herunder bestikkelse, bedrageri, forfalskning mv.
- Uregelmæssigheder og overtrædelse af forhold omkring regnskab, intern revision, revision og mistanke om korruption.
- Miljøforurening, alvorlig brud på arbejdssikkerheden på arbejdspladsen og alvorlige forhold omkring en medarbejder, fx vold eller seksuelle overgreb.
Visse forhold kan ikke indberettes, herunder:
- Mindre alvorlige forhold, herunder mobning, samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, fravær, overtrædelse af retningslinjerne for fx dress code, rygning og alkohol, brug af e-mails og Internet mv. Sådanne klager skal indberettes via det Bornholms Energi & Forsynings sædvanlige kanaler.
- Indberetninger, der indeholder følsomme personoplysninger, jf. GDPR, artikel 9.
Indberetningen skal være baseret på en specifik mistanke eller viden, og du skal handle i god tro. I det omfang det er åbenbart, at dette ikke er tilfældet, når indberetningen modtages eller i forbindelse med undersøgelsen, vil Horten og Bornholms Energi & Forsynings whistleblowerteam adressere dette i fællesskab.
Indberetninger kan foretages skriftligt eller indtales mundtligt via whistleblowerportalen, en digital løsning leveret af en ekstern tredjemand, Whistleblower Software ApS. Ved mundtlig indberetning kan du vælge om din stemme skal forvrænges for at sikre anonymitet.
Hvis du foretager en indberetning anonymt, anbefaler vi, at du opretter et login, der giver dig adgang til din indberetning, og således at du kan besvare opfølgende spørgsmål. Vi anbefaler dette, da der ofte er brug for yderligere oplysninger, således at det kan vurderes korrekt, om det indberettede forhold falder inden for Whistleblowerordningens rammer, og hvordan det indberettede forhold undersøges bedst.
Alle indberetninger tages alvorligt og behandles fortroligt. Bornholms Energi & Forsyning har udpeget Horten til at screene alle indberetninger for at kontrollere, om de er omfattet af Whistleblowerordningen og eventuelt skal undersøges nærmere.
Horten anses generelt for at være uvildig og kompetent til at screene indberetninger, følge op på indberetninger og kommunikere med whistlebloweren, medmindre andet fremgår af omstændighederne.
Horten screener alle indberetninger foretaget via ordningen. Horten informerer Bornholms Energi & Forsynings interne whistleblowerteam om alle indberetninger, men uden at videregive specifikke oplysninger om indberetningerne, herunder whistleblowerens identitet eller de berørte personer. Hvis Horten vurderer, at indberetningen falder inden for whistleblowerordningens rammer, giver Horten Bornholms Energi & Forsynings interne whistleblowerteam adgang til indberetningen.
Bornholms Energi & Forsynings interne whistleblowerteam består af:
- Forperson i Bornholms Energi & Forsyning Holding A/S, Helle Munk Ravnborg.
- Næstformand i Bornholms Energi & Forsyning Holding A/S, Linda Kofoed Persson.
- Risk & Compliance Manager i Bornholms Energi & Forsyning, Johanne Kiørboe Graulund.
Hvis indberetningen angår en af personerne i det interne whistleblowerteam, giver Horten andre medlemmer af det interne whistleblowerteam adgang til indberetningen. Dette gælder også i relation til beslutningsforslag vedrørende indberetningen.
Hvis en indberetning skal undersøges yderligere, kan Bornholms Energi & Forsyning vælge enten at undersøge sagen selv eller udpege Horten eller andre til at undersøge indberetningen.
Når en indberetning er blevet undersøgt fuldt ud, træffer Bornholms Energi & Forsynings ledelse beslutning om konsekvenserne af indberetningen, fx fremsendelse af en rapport til de relevante offentlige myndigheder.
Hvis du er ansat i Bornholms Energi & Forsyning og foretager en indberetning i god tro, har vi forpligtet os til at sikre, at du som led i din ansættelse er omfattet af samme beskyttelse som den, der fremgår af whistleblowerloven. En indberetning foretages i god tro, når du har rimelig grund til at antage, at det indberettede forhold var korrekt på tidspunktet for indberetningen, og at det indberettede forhold falder inden for Whistleblowerordningens rammer.
Hvis du foretager en indberetning i ond tro, kan det have negative konsekvenser for dig og i sidste ende være grundlag for opsigelse af dit ansættelsesforhold og/eller politianmeldelse.
Hvis du som medarbejder oplever repressalier på grund af en indberetning, opfordrer vi dig til at kontakte Bornholms Energi & Forsynings interne whistleblowerteam, din medarbejderrepræsentant eller din fagforening.
Hvis du ikke er ansat i Bornholms Energi & Forsyning, kan vi ikke sikre dig samme beskyttelse mod repressalier som den, der fremgår af whistleblowerloven.
Whistleblowere får straks efter indgivelsen af indberetningen en bekræftelse på, at den er modtaget.
Whistlebloweren orienteres om sagens behandling og udfaldet heraf. Hvor meget eller hvor lidt, der kan orienteres om, afhænger dog af det konkrete tilfælde og kan være begrænset af privatlivsrettigheder eller den konkrete undersøgelse af indberetningen mv.
Registrerede (fx den, der foretager en indberetning eller personen, som indberetningen vedrører) kan udøve deres rettigheder i henhold til kapitel III i GDPR. Registreredes rettigheder efter kapitel III i GDPR er nærmere beskrevet i privatlivspolitikken for Bornholms Energi & Forsynings Whistleblowerordning. Der er dog visse begrænsninger i den registrerede rettigheder, der følger af lovgivningen, herunder fx Bornholms Energi & Forsynings interesser i en effektiv undersøgelse af indberetningen, jf. artikel 14(5)(b) i GDPR, og databeskyttelseslovens paragraf 22, stk. 1.
Vær opmærksom på, at whistleblowere ikke er omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse mod repressalier, når de foretager en indberetning til en frivillig whistleblowerordning.
Bornholms Energi & Forsyning har dog så vidt muligt forpligtet til sig til at sikre, at alle Bornholms Energi & Forsyning medarbejdere nyder en tilsvarende beskyttelse mod repressalier.
Hortens medarbejdere og andre medlemmer af Hortens whistleblowerteam er underlagt tavshedspligt efter straffeloven.
Bornholms Energi & Forsyning opfordrer enhver til at indberette forhold til whistleblowerordningen, såfremt de vurderer, at det indberettede forhold kan håndteres effektivt internt, og at der ikke er en risiko for repressalier.
Hvis du vurderer, at forholdet ikke kan håndteres effektivt internt, og at der er en risiko for repressalier, er du velkommen til at indberette til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning.
Når man indberetter til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, er whistlebloweren omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse mod repressalier, såfremt betingelserne herfor er opfyldt.
Proceduren for indberetning til en ekstern ordning fremgår af Datatilsynets hjemmeside: https://whistleblower.dk/
1. INDLEDNING
Når du overvejer, om du skal være whistleblower, er det vigtigt, at du føler dig forsikret om, at Bornholms Energi & Forsyning A/S ("Bornholms Energi & Forsyning") og Horten Advokatpartnerselskab ("Horten") (sammen "vi/os"), som administrerer Bornholms Energi & Forsynings whistleblowerordning, beskytter personoplysninger om dig såvel som dit privatliv. Det er vi bevidste om, og vi vil beskytte din identitet (hvis vi kender den) og personoplysninger om dig i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder fx EUforordning 2016/679 om databeskyttelse ("GDPR") og databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer).
Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med håndteringen af din indberetning via Bornholms Energi & Forsynings whistleblowerordning ("whistleblowerordningen").
Denne information til whistleblowere om beskyttelse af personoplysninger informerer dig om vores behandling af personoplysninger i relation til Whistleblowerordningen.
2. DATAANSVARLIG
De dataansvarlige i forbindelse med en indberetning til whistleblowerordningen og opfølgning herpå er:
Bornholms Energi & Forsyning
CVR-nr. 34 72 22 93
Skansevej 2
3700 Rønne
i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
og
Horten Advokatpartnerselskab
CVR-nr. 33 77 52 39
Philip Heymans Allé 7
2900 Hellerup
Har du spørgsmål vedrørende behandlingen af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte:
Bornholms Energi & Forsyning:
Kontaktperson: Johanne Kiørboe Graulund
+45 2859 7006, jkg@beof.dk
Horten Advokatpartnerselskab:
Kontaktperson: Søren Hornbæk Svendsen, advokat og partner hos Horten, +45 5234 4241, shs@horten.dk
3. PERSONOPLYSNINGER OM WHISTLEBLOWERE
Hvis du foretager en indberetning som whistleblower, behandler vi personoplysninger om dig, særligt hvis du også oplyser dit navn og kontaktoplysninger. Herudover afhænger det af, hvad indberetningen vedrører, og hvilke oplysninger, du giver til os. Dette kan fx være:
- Dit ansættelsesforhold, herunder stilling og oplysninger om din arbejdsgiver.
- Hvordan og hvor du blev opmærksom på det indberettede forhold.
- Øvrige relevante oplysninger vedrørende din indberetning.
Vi gør særligt opmærksom på, at vi ikke må behandle følsomme personoplysninger efter artikel 9, stk. 1 i GDPR, via whistleblowerordningen. Dette skyldes, at Whistleblowerordningen ikke er omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere ("Whistleblowerloven").
Vi ønsker derfor ikke at modtage følsomme personoplysninger i indberetninger til whistleblowerordningen.
Vi modtager personoplysninger fra din indberetning, og vi kan indsamle yderligere oplysninger om dig, når vi følger op på indberetningen, fx ved at indsamle skriftligt materiale, eller når vi afholder samtaler.
Det kan være relevant at indsamle oplysninger om dig fra andre personer, fx tidligere arbejdsgivere, tidligere kollegaer, medlemmer af bestyrelsen eller direktioner, revisorer, advokater eller leverandører.
4. FORMÅL OG RETSGRUNDLAG
Vi behandler personoplysninger om dig med henblik på screening og undersøgelse af indberetningen og opfølgning på resultatet af undersøgelsen.
Retsgrundlagene for Bornholms Energi & Forsynings behandling er:
- Artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR, idet behandlingen er nødvendig for Bornholms Energi & Forsynings legitime interesse i at sikre, at oplysninger om potentielt
ulovlige aktiviteter og uregelmæssigheder i Bornholms Energi & Forsyning vurderes af de relevante personer omgående og fortrolig
- Databeskyttelseslovens § 8, vedrørende oplysninger om strafbare forhold og straffedomme (i relevant omfang).
- Databeskyttelseslovens § 11, vedrørende CPR-numre (i relevant omfang).
Retsgrundlagene for Hortens behandling er:
- Artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR, idet behandlingen er nødvendig for Hortens legitime interesse i at varetage Bornholms Energi & Forsynings retlige interesser og Hortens behandling af indberetninger til whistleblowerordningen (i relevant omfang).
- Databeskyttelseslovens § 8, vedrørende oplysninger om strafbare forhold og straffedomme (i relevant omfang).
- Databeskyttelseslovens § 11, vedrørende CPR-numre (i relevant omfang).
5. VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Vi bestræber os på at beskytte personoplysninger om whistleblowere og kun videregive personoplysninger, når det er nødvendigt for at undersøge og følge op på indberetninger og undersøgelser, når lovgivningen kræver det, eller når det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Indberetninger fra whistleblowere modtages af Horten, som screener alle indberetninger og koordinerer med Bornholms Energi & Forsyning, hvordan der bør følges op på indberetningen, og hvordan den skal undersøges.
Whistleblowerplatformen stilles til rådighed af Hortens databehandler, Whistleblower Software ApS (CVR-nr. 42045136).
Andre modtagere af personoplysninger kan være offentlige myndigheder, politiet, domstolene og øvrige eksterne rådgivere.
6. OPBEVARINGSPERIODE
Personoplysningerne om dig vil blive opbevaret, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt ovenfor:
- Hvis indberetningen falder uden for Whistleblowerordningen, slettes den inden for 30 dage, fra dette er blevet vurderet.
- Hvis indberetningen viser sig at være grundløs, afsluttes indberetningen straks, og personoplysningerne slettes inden for 30 dage fra konstateringen af og beslutningen om, at indberetningen ikke vil blive undersøgt nærmere.
- Personoplysningerne opbevares, så længe undersøgelsen pågår. Opbevaringsperioden afhænger af udfaldet af undersøgelsen.
- Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller til anden myndighed, vil oplysningerne blive opbevaret, så længe undersøgelsen pågår hos politiet/myndigheden og hos domstolene.
- Hvis der gennemføres en disciplinær sanktion mod den person, indberetningen vedrører eller andre, eller der i øvrigt foreligger grunde til fortsat opbevaring af personoplysninger, opbevarer vi oplysningerne i den pågældendes personalemappe eller anden mappe.
7. DINE RETTIGHEDER
Ønsker du at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor. Bemærk, at der er nogle få undtagelser til nedenstående rettigheder.
- Ret til indsigelse: Hvis vi baserer vores behandling på artikel 6, stk. 1, litra e eller f i GDPR, har du i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af personoplysninger om dig.
- Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
- Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet.
- Ret til sletning: Du har ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning.
- Ret til begrænset behandling: I visse situationer har du ret til at få behandlingen af personoplysninger om dig begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen af personoplysninger om dig, må vi kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har ret til dataportabilitet, i det omfang vores behandling af personoplysninger om dig er baseret på dit samtykke eller en kontrakt, og behandlingen sker automatisk. Det indebærer, at du har ret til at få personoplysninger om dig tilsendt i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at transmittere til en anden dataansvarlig.
- Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til vores behandling af personoplysninger om dig helt eller delvist tilbage. Tilbagekaldelse af dit samtykke påvirker først lovligheden af vores behandling, når dit samtykke er tilbagekaldt. Tilbagetrækningen af dit samtykke får således først virkning fra dette tidspunkt.
Dine anmodninger vil blive behandlet i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og kan være underlagt betingelser eller begrænsninger.
For yderligere oplysninger om dine rettigheder henvises til Datatilsynets vejledning, der beskriver den registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk.
Hvis du gør brug af en af ovennævnte rettigheder, behandler vi også personoplysninger om dig i forbindelse med modtagelse og besvarelse af henvendelsen.
8. REKLAMATIONER
Du kan til enhver tid klage over Bornholms Energi & Forsynings eller Hortens behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk
Spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til:
Søren Hornbæk Svendsen, Partner og advokat hos Horten: +45 5234 4241, shs@Horten.dk
Helle Munk Ravnborg, forperson for Bornholms Energi & Forsyning Holding A/S’ bestyrelse: +45 2547 1657, Helle.munk.ravnborg@gmail.com
Linda Kofoed Persson, næstformand for Bornholms Energi & Forsyning Holding A/S’ bestyrelse: +45 2033 1985, Linda.kofoed.persson@brk.dk
Johanne Kiørboe Graulund Risk & Compliance Manager i Bornholms Energi & Forsyning, +45 2859 7006, jkg@beof.dk